Zásady zpracování osobních údajů
Přehled toho, jaké údaje DeFakto zpracovává, včetně volitelného propojení Google Calendar.
Správce údajů
Správcem osobních údajů je Sebastián Koukal, IČO 22166327, se sídlem Svobody 520/2a, Liberec 460 05. Kontakt pro soukromí a práva subjektu údajů: seb@sebkoukal.com.
Jaké údaje zpracováváme
Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, přihlašovací a bezpečnostní údaje, roli a stav účtu, avatar, obsah pracoviště, komentáře, dokumenty, osobní poznámky a to-do záznamy, notifikace, nastavení push notifikací, auditní a technické logy a pracovní lokalitu nebo stav dostupnosti.
Proč údaje zpracováváme
Údaje zpracováváme pro provoz interní aplikace, správu přístupu, koordinaci práce, týmovou komunikaci, bezpečnost, řešení chyb, audit a splnění právních nebo pracovních povinností.
Právní základy
Konkrétní právní základ zpracování pro volitelné automatické rozpoznání pracovní lokality musí být před uvolněním funkce do produkce potvrzen při české/EU právní kontrole. Oprávnění prohlížeče k poloze řídí pouze technický přístup k poloze a není samo o sobě právním základem ani souhlasem se zpracováním osobních údajů.
Osobní poznámky a osobní to-do
Osobní poznámky a osobní to-do jsou v aplikaci určené jako soukromé pro daného uživatele. Bez samostatného exportního, podpůrného nebo právního procesu k nim nemá vedení ani administrátoři obecný přístup.
Lokalita
Aplikace může zpracovávat uživatelem zvolený nebo aplikací odvozený pracovní stav, například kancelář, remote, cesta nebo dovolená. Geolokace prohlížeče se použije jen když je aplikace otevřená a uživatel nebo prohlížeč ji povolí. Neslouží ke skrytému sledování, hodnocení výkonu ani průběžnému sledování na pozadí.
Oznámení, e-maily a push
Interní oznámení jsou součástí provozu aplikace. Servisní e-maily se používají pro informace související s aplikací, ne pro marketing. Push notifikace závisí na povolení v prohlížeči a lze je vypnout.
Fakto AI
Při použití Fakto AI může být zpracován prompt uživatele, hlasový vstup, přepis hlasu a relevantní kontext pracoviště. Tyto údaje mohou být odeslány externímu poskytovateli AI nebo přepisu řeči za účelem vytvoření odpovědi nebo přepisu. AI nedělá automatizovaná právní, personální ani přístupová rozhodnutí.
Dodavatelé a příjemci
Údaje mohou zpracovávat dodavatelé jako Supabase pro autentizaci, databázi a úložiště, Vercel pro hosting, logy a firewall, poskytovatel servisních e-mailů jako Resend, infrastruktura push notifikací a externí poskytovatel AI nebo přepisu řeči při použití Fakto AI.
Cookies a úložiště prohlížeče
Aplikace používá nezbytné cookies a úložiště pro přihlášení, onboarding, bezpečnost, PWA chování, push notifikace a provoz aplikace. Marketingové nebo analytické cookies nepoužíváme, pokud nejsou později výslovně přidané s odpovídajícím souhlasem.
Doba uchování
Údaje uchováváme po dobu potřebnou pro provoz pracovního prostoru, správu účtů, bezpečnost, řešení chyb, audit a splnění právních nebo smluvních povinností. Po ukončení účtu mohou být některé pracovní, auditní, bezpečnostní nebo záložní záznamy uchovány po nezbytnou dobu, pokud je to potřeba pro právní ochranu, kontinuitu práce nebo splnění povinností. Tam, kde už není potřeba držet identitu uživatele, údaje smažeme nebo anonymizujeme.
Práva uživatelů
Uživatel může podle GDPR požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, námitku nebo přenositelnost tam, kde se uplatní. Žádost může podat v nastavení aplikace v části Soukromí nebo e-mailem na kontaktní adresu pro soukromí. Žádost posoudíme a odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pokud některé údaje nemůžeme smazat, vysvětlíme důvod, například právní povinnost, bezpečnost, audit, kontinuitu pracovních záznamů nebo ochranu právních nároků. Uživatel se může také obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Volitelné automatické rozpoznání pracovní lokality
Funkce je ve výchozím stavu vypnutá a uživatel ji může kdykoli zapnout nebo vypnout v nastavení aplikace. Pokud ji uživatel zapne a samostatně povolí polohu v prohlížeči, aplikace pracuje s polohou pouze při otevřené aplikaci v popředí. Přesné souřadnice se do DeFakto neodesílají ani neukládají. Prohlížeč je porovná jen s firemně spravovanými známými místy a aplikaci předá pouze hrubý výsledek: rozpoznané známé místo, práci z domova nebo neznámý stav; u rozpoznaného místa může předat jeho identifikátor.
Ovládání, historie a žádosti
Oprávnění prohlížeče k poloze je samostatné technické oprávnění a není nahrazeno potvrzením tohoto dokumentu ani samo o sobě nepředstavuje souhlas se zpracováním osobních údajů. Uživatel může oprávnění odebrat v prohlížeči, funkci vypnout v nastavení nebo ručně zvolit stav, například práci z domova. Historii změn své pracovní lokality vidí pouze daný uživatel a uchovává se nejdéle 30 dnů, poté se automaticky odstraní. Žádost o přístup, opravu, výmaz, omezení, námitku nebo přenositelnost lze podat v nastavení aplikace v části Soukromí nebo e-mailem na kontaktní adresu pro soukromí.
Právní základy podle účelu
Pro správu účtu, přístup a koordinaci práce vycházíme podle postavení osoby z nezbytnosti pro plnění pracovněprávních nebo smluvních povinností a vztahů. Pro bezpečnost, prevenci zneužití, řešení incidentů a spolehlivost aplikace používáme oprávněný zájem; pro vedení záznamů a reakci na žádosti právní povinnost nebo ochranu právních nároků. U volitelných funkcí, zejména automatického rozpoznání pracovní lokality, bude konkrétní právní základ před produkčním uvolněním potvrzen českou/EU právní kontrolou; souhlas se používá jen pokud je pro daný účel vyžadován. Oprávnění prohlížeče k poloze není samo o sobě právním základem ani souhlasem.
Doba uchování podle kategorií
Účty, profily a záznamy o přijetí právních dokumentů uchováváme po dobu aktivního účtu a poté po dobu nezbytnou k prokázání přístupů, přijetí konkrétní verze dokumentu, splnění právních povinností nebo ochraně právních nároků. Pracovní obsah, včetně projektů, tasků, subtasks, dokumentů, komentářů, rezervací, kalendářních záznamů, kontaktů a zakázek, uchováváme po dobu potřebnou pro pracovní prostor a navazující právní nebo provozní účely; po skončení této potřeby se smaže nebo anonymizuje podle pravidel vlastníka záznamu a platných povinností. Notifikace uchováváme po dobu potřebnou k doručení a zobrazení historie a odstraňujeme je při odstranění zdrojového záznamu nebo podle nastavení historie. Auditní a bezpečnostní logy uchováváme jen po dobu potřebnou pro prevenci a vyšetření incidentů, audit a ochranu nároků. Osobní poznámky a osobní to-do zůstávají oddělené a vlastník je může odstranit; po ukončení účtu se odstraní, pokud jejich další uchování nevyžaduje právní nebo bezpečnostní důvod. Push subscription uchováváme do odvolání, odstranění nebo zjištění neplatnosti. Onboarding, session a rate-limit záznamy uchováváme jen po dobu potřebnou k dokončení procesu, ochraně účtu nebo vynucení bezpečnostního limitu a poté je odstraníme. Historie změn pracovní lokality se uchovává nejdéle 30 dnů. Konkrétní lhůty a výjimky se před produkčním uvolněním zapíší do schváleného retenčního plánu.
Příjemci a předávání mimo EHP
K osobním údajům mohou v rozsahu potřebném pro své služby přistupovat Supabase pro autentizaci, databázi a úložiště, Vercel pro hosting, logy a firewall, Resend nebo jiný schválený poskytovatel servisních e-mailů, infrastruktura browser push notifikací a OpenRouter nebo jiný schválený externí poskytovatel AI pouze při zapnutí a použití funkcí umělé inteligence. Přístup dodavatelů je omezen účelem služby a smluvními a bezpečnostními povinnostmi. Pokud dochází k předání mimo Evropský hospodářský prostor, použije se rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiná ochrana podle GDPR; místa zpracování, další zpracovatelé a použité záruky se před produkčním uvolněním zaznamenají a právně ověří.
Výmaz a další práva
Uživatel může podle GDPR požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, námitku nebo přenositelnost tam, kde se uplatní. Žádost může podat v nastavení aplikace v části Soukromí nebo e-mailem na kontaktní adresu pro soukromí. Pokud výmazu brání právní povinnost, bezpečnost, audit, záloha, kontinuita pracovních záznamů nebo ochrana právních nároků, údaje ponecháme jen po nezbytnou dobu a důvod vysvětlíme; kde už není potřeba držet identitu uživatele, údaje smažeme nebo anonymizujeme.
Volitelné propojení Google Calendar
Propojení účtu Google Calendar je dobrovolné a lze je kdykoli odpojit. Při připojení DeFakto požádá pouze o oprávnění openid, email a https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created. Toto oprávnění slouží k vytvoření a správě samostatného sekundárního kalendáře, který DeFakto vytvoří v účtu uživatele.
Použití údajů z Google API
Do tohoto kalendáře DeFakto podle zvoleného nastavení synchronizuje vybrané pracovní záznamy, například vaše kalendářní události a rezervace. Při zapnutí týmového rozsahu může synchronizovat také firemní události, dovolené a rezervace v povoleném rozsahu. DeFakto nečte jiné kalendáře uživatele ani jejich události. Údaje z Google API používáme pouze k vytvoření, správě a synchronizaci tohoto samostatného DeFakto kalendáře; nepoužíváme je k reklamě, profilování ani prodeji a nepředáváme je mimo zpracovatele nezbytné pro provoz popsané funkce.
Uložení, odpojení a Google Limited Use
Obnovovací token OAuth a další přístupové údaje ukládáme pouze na serveru v šifrované podobě; prohlížeč ani ostatní uživatelé k nim nemají přístup. Po odpojení se uložené přihlašovací údaje, připojení a mapování synchronizovaných událostí odstraní a DeFakto požádá Google o odstranění jím vytvořeného kalendáře. Původní pracovní záznamy v DeFakto tím nemažeme. Používání dat z Google API se řídí zásadami Google API Services User Data Policy včetně požadavků Limited Use.